Vincular Documentos¶
Vincular un documento a un expediente significa incorporarlo como parte oficial del tramite. Solo los documentos firmados pueden quedar vinculados de forma definitiva. Esta pagina describe el proceso completo: vincular un documento ya existente o crear uno nuevo que se vincule automaticamente al firmarse, confirmar la vinculacion, y gestionar las propuestas pendientes.
Video tutorial
GDI Latam #6 — Como vincular documentos a un expediente
GDI Latam #7 — Gestionar propuestas de vinculacion en expedientes
Iniciar la vinculacion¶
Desde la pestana Documentos del detalle del expediente, presionar el boton "Vincular Documento" ubicado en la parte inferior de la lista de documentos. Se abre el modal "Vincular Documento —
- Documentos Existentes: el flujo clasico de buscar y seleccionar un documento ya firmado para vincularlo.
- Nuevo Documento: crear un documento nuevo y vincularlo a este expediente al firmarse (vinculacion automatica).
Dos formas de vincular
Usa Documentos Existentes cuando el documento ya esta creado (y normalmente firmado). Usa Nuevo Documento cuando todavia no existe y queres que se incorpore solo al expediente en el momento en que se firme.
Modal "Vincular Documento" — pestana Documentos Existentes¶
La pestana Documentos Existentes permite buscar y seleccionar un documento existente para vincularlo al expediente.
Buscador¶
En la parte superior del modal hay un campo de busqueda con el texto guia: "Selecciona el documento a vincular o busca aqui por Numero, referencia o contenido." Se puede buscar por:
- Numero oficial del documento (ej:
IF-2026-00000134) - Referencia o titulo del documento
- Contenido del documento
Tabla de resultados¶
Los documentos se muestran en una tabla paginada con las siguientes columnas:
| Columna | Descripcion |
|---|---|
| Ultima modificacion | Fecha de la ultima edicion del documento |
| Sector Creador | Sector que creo el documento, mostrado como badge de color |
| Ultimo Editor | Avatar y nombre del usuario que edito por ultima vez |
| Tipo | Sigla del tipo de documento (ej: CONST, RESOL, IF, DICTA) |
| Referencia | Titulo descriptivo del documento |
| Numero | Numero oficial del documento, con boton para copiar |
Paginacion¶
La tabla muestra 10 documentos por pagina. En la parte inferior se indica la pagina actual y el total (ej: "Pagina 2 de 10 (10 documentos)") con botones "Anterior" y "Siguiente" para navegar.
Botones del modal¶
| Boton | Accion |
|---|---|
| Cancelar | Cierra el modal sin vincular nada |
| Vincular | Confirma la seleccion y abre el modal de confirmacion |
Modal de confirmacion (documento existente)¶
Al seleccionar un documento de la tabla, se abre un segundo modal de confirmacion que muestra:
| Elemento | Descripcion |
|---|---|
| Vista previa PDF | Preview del documento seleccionado con su membrete y contenido |
| Banner de confirmacion | Mensaje azul que indica el numero oficial y la referencia del documento que se va a vincular al expediente |
Botones del modal¶
| Boton | Accion |
|---|---|
| Cancelar | Vuelve al modal de seleccion sin vincular |
| Vincular | Confirma la vinculacion del documento al expediente |
Vinculacion como propuesta
Si el usuario que vincula no es el administrador del expediente, el documento queda como propuesta de vinculacion pendiente de aceptacion. Si el usuario es el administrador, el documento se incorpora directamente como documento oficial.
Crear y vincular un documento nuevo (vinculacion automatica)¶
Ademas de vincular documentos ya existentes, podes crear un documento nuevo directamente desde el expediente y dejarlo configurado para que se vincule solo en el momento en que se firme, sin tener que esperar la aceptacion manual de una propuesta.
1. Pestana "Nuevo Documento" del modal¶
En el modal "Vincular Documento —
| Campo | Descripcion |
|---|---|
| Tipo de Documento | Obligatorio. Buscador que filtra por nombre o sigla del tipo (ej: IF, RESOL, NOTA) |
| Referencia | Titulo descriptivo del documento a crear |
Presionar "Crear y Vincular". El sistema abre el editor del documento ya con el expediente cargado como destino de la vinculacion.
2. Editor del documento: "Proponer vinculacion (opcional)"¶
En el editor (titulo "Crear Documento: TIPO - Nombre"), ademas de redactar el contenido, vas a ver la seccion "Proponer vinculacion (opcional)", que muestra:
- Expedientes vinculados:
— el expediente desde el que se inicio la creacion. - Un checkbox "Vincular automaticamente cuando se firme", tildado por defecto, con la nota: "Al firmarse el documento, se vinculara solo a los expedientes propuestos, sin esperar aceptacion manual."
Mas abajo se configuran los Firmantes y, cuando todo esta listo, se presiona "Comenzar Proceso de Firma".
Que controla el checkbox
- Tildado (por defecto): al firmarse, el documento se incorpora automaticamente como documento oficial del expediente. No queda como propuesta pendiente.
- Destildado: al firmarse, el documento queda como propuesta de vinculacion que el administrador del expediente debe aceptar (flujo clasico descrito mas arriba).
3. Confirmacion en el paso de firma¶
En el modal "Firmar —
4. Resultado: documento firmado y vinculado¶
Al firmar, aparece la confirmacion "Documento firmado y numerado — El documento se firmo correctamente y quedo vinculado al expediente.", con el numero asignado al documento y la leyenda "Se vinculo al Expediente
El documento queda directamente como documento oficial del expediente, sin pasar por la seccion "DOCUMENTOS PROPUESTOS" ni requerir aceptacion manual.
Diferencia clave con la vinculacion clasica
Con la vinculacion automatica (checkbox tildado) el documento se incorpora solo al firmarse. Si en cambio destildas el checkbox, vuelve al flujo clasico: queda como propuesta de vinculacion que el administrador del expediente debe aceptar o rechazar.
Documentos propuestos¶
Los documentos cuya vinculacion fue propuesta (pero aun no aceptada) aparecen en la seccion "DOCUMENTOS PROPUESTOS" dentro de la pestana Documentos del expediente.
Cada documento propuesto muestra:
| Elemento | Descripcion |
|---|---|
| Badge "VINCULACION PROPUESTA" | Etiqueta naranja que identifica al documento como pendiente de aceptacion |
| Estado de firma | Badge que indica si el documento esta "En firma" (gris) o "Firmado" (verde) |
| Menu "Acciones" | Desplegable con las opciones disponibles |
Aceptar vinculacion¶
Para aceptar la vinculacion de un documento propuesto:
- Ubicar el documento en la seccion "DOCUMENTOS PROPUESTOS"
- Hacer click en el boton "Acciones" del documento
- Seleccionar "Aceptar Vinculacion" (icono check verde)
El documento se incorpora a la lista de documentos oficiales del expediente y recibe un numero de orden secuencial.
Solo documentos firmados
La opcion "Aceptar Vinculacion" solo esta disponible para documentos con estado "Firmado". Un documento que aun esta "En firma" no puede ser aceptado.
Rechazar vinculacion¶
Para rechazar la vinculacion de un documento propuesto:
- Ubicar el documento en la seccion "DOCUMENTOS PROPUESTOS"
- Hacer click en el boton "Acciones" del documento
- Seleccionar "Rechazar Vinculacion" (icono X rojo)
El documento se elimina de la lista de propuestos. No se incorpora al expediente.
Rechazar documentos en firma
A diferencia de la aceptacion, la opcion de rechazar esta disponible siempre, tanto para documentos "En firma" como para documentos "Firmados".
Reglas de negocio¶
Resumen de reglas
- Solo el sector administrador del expediente puede aceptar o rechazar propuestas de vinculacion
- Un documento debe estar completamente firmado para poder ser aceptado como vinculacion oficial
- Un documento en proceso de firma solo puede ser rechazado, no aceptado
- Al aceptar una vinculacion, el documento recibe un numero de orden secuencial dentro del expediente
- Rechazar una vinculacion no afecta al documento original; solo lo quita de la lista de propuestos del expediente
- Un mismo documento puede ser propuesto para vinculacion en multiples expedientes
- Con la vinculacion automatica (checkbox tildado al crear el documento), al firmarse el documento se incorpora directo como oficial, sin pasar por "DOCUMENTOS PROPUESTOS" ni requerir aceptacion manual
Preguntas frecuentes¶
Cual es la diferencia entre vincular un documento existente y crear uno nuevo?
En la pestana Documentos Existentes seleccionas un documento que ya fue creado (normalmente firmado) y lo vinculas. En la pestana Nuevo Documento creas el documento desde cero y el sistema te lleva al editor con el expediente ya cargado para que se vincule al firmarse.
Que significa el checkbox 'Vincular automaticamente cuando se firme'?
Tildado (por defecto), el documento se incorpora solo al expediente en el momento de firmarse, sin esperar la aceptacion de una propuesta. Destildado, el documento queda como propuesta de vinculacion que el administrador del expediente debe aceptar manualmente.
Si uso la vinculacion automatica, el documento queda en 'DOCUMENTOS PROPUESTOS'?
No. Con el checkbox tildado, al firmarse el documento queda directamente como documento oficial del expediente. Solo aparece en "DOCUMENTOS PROPUESTOS" si destildas el checkbox y dejas la vinculacion como propuesta pendiente.