Adicional — Protocolo de Digitalización y Guarda Documental¶

Material adicional

No forma parte del paquete normativo central de tres modelos. Se ofrece cuando el municipio va a digitalizar papel con valor de original.

Cuándo usarlo: antes de digitalizar documentos en papel con valor de original (ingreso por mesa de entradas, expedientes en curso que migran al sistema, digesto normativo histórico). Se aprueba como anexo del decreto de implementación (Modelo 2, art. 6°) o por resolución de la autoridad de aplicación.

Quién lo dicta: el Intendente (como anexo del decreto) o la autoridad de aplicación.

Texto del modelo¶

PROTOCOLO DE DIGITALIZACIÓN Y GUARDA DOCUMENTAL (Anexo del Decreto N° [] / Resolución N° [])

1. Objeto y alcance. El presente protocolo regula la digitalización de documentos en soporte papel para su incorporación al Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDI) de la Municipalidad de [MUNICIPIO], su certificación, el valor jurídico de las copias digitalizadas y el destino de los originales. Alcanza a: a) la documentación que ingrese por mesa de entradas; b) los expedientes en trámite que migren al Sistema; c) los fondos documentales que la autoridad de aplicación disponga digitalizar (digesto normativo, archivo histórico, legajos).

2. Responsables. La digitalización estará a cargo de los agentes que designe cada área incorporada al Sistema [o de la unidad centralizada de digitalización que se cree al efecto]. La certificación de las copias digitalizadas estará a cargo de los agentes expresamente autorizados por la autoridad de aplicación.

3. Procedimiento. La digitalización comprende: a) la preparación del documento (verificación de integridad, foliatura y legibilidad); b) el escaneo conforme los parámetros técnicos del punto 4; c) el control de calidad (legibilidad, completitud, correspondencia con el original); d) la incorporación al Sistema como documento del tipo correspondiente [p. ej. Documento Importado], con sus datos de identificación; e) la firma del documento en el Sistema por el agente certificante, que acredita que la copia digital es reproducción fiel y completa del original en papel.

4. Parámetros técnicos. Salvo disposición en contrario de la autoridad de aplicación: formato PDF; resolución mínima de 200 dpi (300 dpi para planos y documentos con detalle gráfico); escala de grises o color cuando el color sea relevante; reconocimiento óptico de caracteres (OCR) cuando el estado del original lo permita.

5. Valor jurídico. La copia digitalizada incorporada al Sistema y firmada conforme el punto 3.e) tiene el mismo valor jurídico y probatorio que el documento original en soporte papel, en los términos de la Ordenanza N° [___] y de las Leyes Nacionales N° 25.506 y N° 27.446.

6. Destino del original en papel. Los originales en papel ya digitalizados y certificados: a) si pertenecen a terceros, se devolverán al presentante dejando constancia en el Sistema; b) si son documentación municipal, se remitirán al archivo conforme la normativa de archivo vigente, pudiendo disponerse su expurgo una vez cumplidos los plazos de guarda aplicables, con excepción de los documentos de valor histórico, los que la normativa exija conservar en papel y aquellos cuya conservación disponga fundadamente la autoridad de aplicación.

7. Documentación excluida. Quedan excluidos de la digitalización con valor de original, y deberán conservarse en su soporte: [escrituras públicas, documentación con valores anexos, garantías, y toda otra que determine la autoridad de aplicación].

8. Trazabilidad. El Sistema registrará para cada documento digitalizado: fecha y hora de incorporación, agente digitalizador, agente certificante, área de origen y, de corresponder, expediente al que se vincula.

Notas de adaptación¶

Punto	Qué revisar
Punto 2	Definir si la digitalización es descentralizada (cada área) o centralizada (una unidad). Para el stock histórico conviene una unidad centralizada con metas mensuales.
Punto 3.d	En GDI el tipo documental usual es el Documento Importado.
Punto 6	El expurgo del papel depende de la normativa de archivo provincial y municipal. Si no existe tabla de plazos de guarda local, recomendar su aprobación como norma complementaria — no improvisar el descarte.
Punto 7	Completar con las exclusiones que exija la normativa local (p. ej. documentación notarial, pagarés, pólizas).